Verwaltervertrag verlängern: Vier Punkte vor der Verlängerung
Eine Verwaltung wird selten gewechselt — meist verlängert. Genau das ist der Moment, in dem Beirat und Gemeinschaft nüchtern auf Konditionen, Leistungskatalog und Ausstiegsklauseln schauen sollten.
Die Verlängerung eines Verwaltervertrags ist eine Routineentscheidung — und genau das ist das Problem. Routine bedeutet, dass Konditionen über Jahre unangetastet bleiben, obwohl sich Markt, Inflationsrate und Anforderungen ändern. Wer einmal pro Bestellzeitraum kritisch hinschaut, gewinnt mehr als jede Detaildiskussion in der Versammlung.
Höchstlaufzeit: Was § 26 WEG vorgibt
Die maximale Bestelldauer für einen Verwalter beträgt nach § 26 Abs. 2 WEG fünf Jahre. Bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums sind es maximal drei Jahre. Eine Verlängerung muss aktiv beschlossen werden — eine automatische Verlängerung über die Höchstlaufzeit hinaus ist unwirksam.
Wichtig: Verwalterbestellung und Verwaltervertrag sind zwei verschiedene Rechtsakte. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung, der Vertrag regelt die Konditionen. Beide sollten zeitlich kongruent enden.
Was wirklich zu prüfen ist
Eine seriöse Verlängerungsprüfung schaut auf vier Felder. Erstens das Grundhonorar — angemessen wäre eine Anpassung an die Kostenentwicklung, nicht eine pauschale Anhebung. Zweitens die Sonderleistungen: Welche Tätigkeiten sind im Honorar enthalten, welche werden zusätzlich berechnet — und ist diese Trennung sauber dokumentiert?
Drittens die Ausstiegsklauseln: Was passiert bei Insolvenz, Inhaberwechsel oder qualitativem Versagen? Eine außerordentliche Kündigung muss möglich sein, ohne lange juristische Auseinandersetzung. Viertens die Leistungsdokumentation — gibt es klare Service-Levels, oder bleiben die Pflichten weich formuliert?
„Eine Verlängerung ist die ehrlichste Marktprüfung — wenn man sie als solche behandelt."
— RAVN zur Vertragshygiene in WEGsDie Prüfliste vor dem Verlängerungsbeschluss
Ausschreiben oder verlängern?
Eine Ausschreibung ist nicht zwingend, aber oft erhellend. Schon zwei Vergleichsangebote verändern die Verhandlungsposition erheblich. Wenn die bestehende Verwaltung sehr gut arbeitet, fallen die Vergleichsangebote im Zweifel teurer aus — und die Verlängerung ist begründet. Wenn nicht, hat die Gemeinschaft eine Entscheidungsgrundlage.
Verwalterverträge zu verlängern ist legitim — solange es ein bewusster Beschluss ist. Ein strukturierter Vergleich, eine kritische Prüfung der Konditionen und ein dokumentiertes Beiratsvotum machen aus einer Routine eine Qualitätsentscheidung. Wer das jedes Bestellzeitraum macht, entscheidet besser.
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